제안 성공의 핵심은 평가표를 읽고 무엇으로 승부할지 먼저 결정하는 것이다. 평가항목 분석으로 승산을 판단하고, 명확한 목차와 스토리라인을 구성해야 한다.

👉 먼저 읽기 : 이길 수 있는 제안에만 참가하라 – RFP에서 숨은 비밀 찾는 법

목차 보이기

무엇으로 승부할 것인지 결정하라

“실장님, 이번에 OO카드에서 제안 요청이 들어왔어요. 웹 사이트를 보고 전화했답니다. 제안 기간도 넉넉해요. 열흘이나 잡혀 있어요.”

차 주임이 경영지원팀에 다녀온 후 희소식을 들고 왔다. 이 실장과 팀원들은 제안 요청서 리뷰를 시작한다. 특별한 게임의 비밀이 숨어 있지는 않다. 오히려 제안업체를 엄선하여 OO카드에서는 각사에 연락을 한 모양이다. 제안 기간도 열흘이라면, 충분한 시간을 가지고 제안에 임해 달라는 요청으로 해석된다.

“해볼 만 하겠는데? 업체 선정은 어떤 방식으로 하지?”

이 실장의 질문에 먼저 제안 요청서를 검토한 차 주임의 말이 뒤를 잇는다. “여기 업체 선정 평가표가 있어요.”

📌 OO카드 업체 선정 평가표 (총 100점)

– 업체 일반사항 10점
– 유사프로젝트 수행 경험 20점
– 전략 수립(컨설팅) 능력 30점
– 구축 능력 15점
– 프로젝트 참여 인력 10점
– 프로젝트 관리 5점
– 제안 가격 10점

제안에 참가하기로 결정한 이 실장은 이제 무엇으로 승부할 것인지 결정해야 하는 순간이다. 무엇으로 승부할 것인지에 따라 몇 장의 제안서를 작성할지, 어떤 인력을 투입할지, 가격 전략은 어떠한지 그리고 방법론은 어떤 것을 택할 것인지 등이 결정이 된다.

제안 업체를 평가하는 기준표에서도 이길 수 있는 게임으로 만드는 방안이 제시된다. 위 사례에서 보면 업체 선정 평가표의 대부분은 일반적인 사항이나 특이하게도 전략 수립(컨설팅) 능력이 30점이며 유사 프로젝트 수행 경험이 20점으로 전체의 50%를 차지하고 있다. 즉 이 제안 요청사는 전략 수립이 매우 중요하다고 판단하고 있으며 프로젝트의 성공을 위해서는 유사 프로젝트 수행 경험이 프로젝트 기간을 단축하는 데 도움이 되는 것으로 내부 의사결정을 마친 것으로 보인다.

그렇다면 이 실장은 승산이 있다. 이미 K카드 e-비즈니스 사업 모델 컨설팅을 진행한 경험이 있고 전략 수립(컨설팅) 능력을 중요시 여기는 프로젝트라면 해볼 만하다. 제안 요청서를 접수한 경쟁사 중 위 조건을 충족하는 기업이 있는지 그리고 그 경쟁업체를 이 실장 팀의 제안이 따라잡을 만한 상황인지 판단하는 것이 남아 있다. 하지만 이러한 판단은 제안의 정도를 결정하는 변수이지 제안 여부는 이미 결정이 되어 있다.

“이번 제안은 철저하게 컨설팅 수행 능력을 보여주는 것으로 승부를 걸겠습니다. 최고의 방법론을 제안서에 담아 내고 K카드 프로젝트 경험이 있는 인력으로 밀어붙여 봅시다. 임 차장님은 전체 줄거리와 목차를 만드시고, 차 주임은 관련 정보 수집, 최 과장은 적절한 방법론을 선택해보고, 박 주임은 제안 템플릿을 만드세요. 견적과 일정, 인력 등은 제가 준비하겠습니다. 오늘 오후 8시에 1차 리뷰 미팅을 합니다. 박 주임이 만든 제안 템플릿을 기준으로 8시 미팅 전에 자료 취합해서 미팅 준비하세요.”

명확한 목차와 스토리라인을 구성하라

오후 8시, 대회의실에 모두 모여 있다. 그 동안의 기본기 훈련 등을 통해서 모두 익숙한 분위기다. 오전에 제안서 작성을 위한 업무 지시를 했으니 아직 채 하루가 지나지 않았건만 여러 명이 진행하는 제안 작업이 마치 한 사람이 움직이는 듯이 일사불란하다.

차 주임은 인터넷 등을 검색하여 관련 자료 및 기사 검색 등을 워드에 모두 옮겨 담아서 OO카드의 현황을 쉽게 이해할 수 있도록 설명을 먼저 시작한다. 제안 작업 이전에 OO카드의 역사나 비전이나 업무 스타일 등에 대해서 머리 속에 정리를 완료한다.

기사 검색은 기대 이상의 효과가 있다. 기사를 검색하는 경우 대부분의 제안팀이 뭔가 옮겨 적을 만한 것을 찾지만 사실 그 이상의 효과는 항상 엉뚱한 데서 거둔다. OO카드 역시 지금 발주된 프로젝트에 대한 고민이 수 개월 전부터 있었고 언론을 통하여 향후 e-비즈니스 발전 방향에 대해서 브리핑을 한 바 있다. 언론 발표가 먼저였고 그 실행은 이제서야 시작된 셈이다. 결국 이 실장의 팀은 금번 프로젝트를 통하여 OO카드가 무엇을 얻고 싶은지 OO카드로부터 브리핑을 받은 것 같은 효과를 거두고 있다.

박 주임 역시 제안 템플릿을 멋지게 준비했다. 이 실장의 요구(이 실장은 자신의 성격이라고 항상 우기지만)대로 단순, 깔끔, 고급스럽게 제안 템플릿을 완성해서 팀원들에게 이미 배포한 상태다. 팀원들은 박 주임이 전달한 제안 템플릿에 각자 지시 받은 내용을 채워 왔다. 아직은 채 가공되지 않은 내용이지만, 참고할 만한 자료 등이 이미 옮겨져 있고 벌써 몇 장을 새롭게 추가하여 한 파일에 취합해 두고 있다. 여러 명이 작성했지만 평소의 훈련대로 마치 한 사람이 만든 것처럼 통일되어 있고 전체적인 스토리라인도 마찬가지다.

일정과 인력을 정하는 일은 아직 이 실장의 몫이다. 일정과 투입 예상 인력이 준비되면 견적서를 작성하는 것으로 이 제안이 끝이 날 것이다. 일정과 인력을 정하는 일은 쉽지 않다. 제안 요청서를 꼼꼼히 읽어보고 위험 요인을 파악하여 가장 적합한 인력이 프로젝트를 수행할 수 있도록 인력간의 커뮤니케이션 정도나 투입 인력의 장단점을 고려한 인력 배치가 핵심 관건이다. 그 프로젝트를 가장 잘 이해하고 성공으로 이끌 수 있는 인력이 프로젝트 매니저를 맡아야 하며 경우에 따라 후배 사원이 선배 사원을 밑에 두고 일하는 경우도 있다. 이 실장의 인력 구성은 언제나 효율성이 우선이다.

이제 임 차장이 회의를 주관해야 한다. 전체 줄거리와 목차를 만들라는 뜻은 금번 제안의 프로젝트 매니저는 임 차장이 맡는다는 의미다. 이 실장은 임 차장의 회의에서 무엇을 도와주어야 하는지 부족한 자료를 어디에서 메워야 하는지, 그리고 핵심적인 아이디어가 빠진 것은 없는지 챙기는 몫을 맡는다.

이 실장이 프로젝트 매니저를 맡는다면 하나의 제안에는 효과가 있을지 모르지만 여러 개의 프로젝트를 진행하거나 여러 개의 제안을 진행하는 경우에는 전력이 급락한다. 따라서 ‘올인’해야 하는 상황이 아니라면 가급적 이 실장은 차부장급 팀원에게 모든 기회를 넘긴다.

임 차장은 노련하게 회의를 주관하고 있다. 전체 줄거리 목차를 설명하고 있고 브레인스토밍을 거쳐 전체 목차를 조금씩 다듬어 가고 있다. 전체 줄거리 목차를 만드는 1차 회의가 제안에서 가장 중요한 회의다. 전체 줄거리 목차와 방향성을 정확하게 꼬집어 내지 못하면 나머지 제안 일정은 뒤죽박죽이 된다. 잘 만든 제안서가 심사위원에게 혹평을 맡는다면 이 1차 회의가 매끄럽지 않게 진행된 결과라고 보아도 과언이 아니다. 이 실장이 자주 언급하는 것처럼 모든 제안사는 자신의 제안이 최고라고 생각한다. 하지만 그 결과가 좋지 않은 이유는 제안의 방향이 다른 길로 흘렀을 가능성이 제일 높다.

이번 제안은 사업 타당성 평가 및 추진 전략을 수립하는 프로젝트이다. OO카드에서는 카드 사용 활성화를 위하여 신규 사업 아이템을 고려하고 있고, 이 프로젝트를 통하여 신규 사업 아이템이 타당한지 검증하고 타당성이 확인되는 경우 추진 전략을 기획하는 일이다. 혹 신규 사업 아이템이 타당하지 않다면 대안을 설정하고 대안의 추진 전략을 마련해야 한다.

임 차장의 목차 작성이 마무리되어 가고 있다. 목차는 정확한 어구로 설명되고 단언적이어야 하며 전체 목차의 구성이 논리로 묶여 있어야 한다. 기본기 훈련에서 배웠던 것처럼 미분과 적분, 물 흐르듯이 작성하는 틀이 목차 작성에도 적용된다.

작성된 목차를 기준으로 임 차장이 진행해야 할 일이 아직 남아 있다. 첫번째는 방법론이다. 사업 타당성 평가 및 추진 전략을 위한 방법론은 최 과장 몫이었다. 최 과장은 딱 들어 맞는 방법론이 없자 여러 개의 방법론 샘플을 장표에 담아 왔다. 각각의 방법론을 검토하고 일하는 프로세스를 고민하여 필요하다면 여러 개의 방법론을 조합하는 방안을 오늘 결정해야 한다. 최 과장은 정보화전략계획 수립 방법론을 소개하고 마케팅 전략 수립 방법론, 운영 및 활성화 방안 수립 방법론 등 여러 개의 대안을 소개한다. 임 차장은 이제 이 프로젝트를 위하여 적용할 방법론의 조합을 화이트보드에 그리기 시작한다. 세세한 방법론을 구성하는 일은 제안팀원의 몫이다.

임 차장은 방법론의 조합 여부와 적합한 대안을 설정하는 일을 지금 진행하고 있다. 임 차장은 짧은 기간의 프로젝트인 만큼 너무 복잡하고 장황한 방법론을 고집하지 않고 있다. 다만 컨설팅 프로젝트 수행 능력이 중요하게 평가받는 본 프로젝트를 위하여 방법론이 체계적이고 효과적으로 보이도록 조합의 정도와 깊이를 조절하여 방법론을 재창조할 생각이다.

임 차장의 두 번째 과제다. 전체 목차를 만들면서 스토리라인을 확정하였으니 제안서 총체적인 스토리라인은 목차 작성 회의를 하면서 이미 공유된 상태이다. 세세한 스토리라인을 구성하고 장표 만드는 일을 팀원이 진행할 수 있도록 업무 분장이 남아 있다. 임 차장은 최 과장으로 하여금 방법론을 설명해야 하는 영역을 맡기고 나머지 팀원에게는 하나씩의 영역을 분장하였다.

핵심 정리

제안 성공은 평가표를 읽고 무엇으로 승부할지 먼저 결정하는 것에서 시작된다. 평가항목의 비중을 파악하고 승산을 판단하는 것이 제안 여부를 결정한다.
명확한 목차와 스토리라인은 제안팀 전체를 일사분란하게 움직이게 만든다. 전체 흐름을 정확히 설정하면 나머지 제안 작업이 자연스럽게 따라온다.
방법론 선택, 인력 배치, 예산 구성이 프로젝트 특성에 맞게 튜닝되어야 한다. 고객 요구사항에 정확히 맞춘 전략이 경쟁 제안과의 승패를 가른다.

👉 다음 글 읽기 : 튀는 아이디어와 자료를 수집하라 – 경쟁사 대비 차별화된 정보 찾는 법

👉 대외 제안서로 승부하기 시리즈, 지금 한눈에 보기