제안서 작성 시 수백 장을 30장 핵심으로 압축하는 2차 리뷰 미팅 전략을 다룬다. 각 장마다 명확한 메시지를 정렬하고 확장 방식으로 작성하는 프로세스를 제시한다. 압축이 아닌 확장 순서가 제안 성패를 가르는 이유와 실전 적용법을 설명한다.

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2차 제안 리뷰 미팅을 하는 날이다. 1차 리뷰 미팅은 이슈를 정의하고 구조화하는 작업과 접근 방법을 셋업하며 방법론을 선택하고 조율하는 총체적인 과정이었다. 2차 제안 리뷰 미팅은 전체를 조명하는 시각보다는 매 장(Chapter)을 조명하는 시간이라고 보아야 할 것이다. 핵심 메시지를 정렬하고 방법론을 최종 점검하고 제안서 산출물을 단계별로 점검하는 자리다. 즉 1차 리뷰 미팅은 ‘제안서 작성 사전 단계’이고 2차 리뷰 미팅은 ‘제안서 작성 본 단계’라고 요약할 수 있다.

임 차장이 다시 회의를 주관하고 있다. 임 차장은 매 장의 스토리라인을 점검하고 핵심 메시지를 확인하는 작업을 진행한다. 물 흐르듯이 작성하라는 원칙에 따라 제안서 총체적인 리뷰는 이미 마친 상태이지만, 각 장의 흐름 역시 물 흐르듯이 작성되기 위해서는 2차 리뷰 미팅에서 확인하고 점검해야 한다. 제안서가 살아서 메시지를 전달하기 위해 꿈틀거리게 될 것인지 아니면 정보만 가득 담고서 무슨 말을 하는지 혼란스러운 상태가 될 것인지 갈림길이 될 2차 리뷰 미팅이다.

각 장마다 전달하는 명확한 가치명제가 설정되어야 한다. 잘 쓴 제안서는 각 장마다 전달하는 메시지가 구조화되어 있고 핵심 내용이 정렬되어 있다. 반면 잘 못 쓴 제안서는 각 장마다 의미가 가득하다. 모든 장이 버릴 것 없이 소중하나 전체적으로 무슨 말을 하고 싶은 것인지 그래서 어떻게 일하겠다는 것인지 혼란스럽다. 많은 학습이 있었다는 것은 인정하지만 결국 심사위원이 채택하기 어려운 제안서가 되기 쉽다.

이 경우 제안서를 작성한 팀에서는 제안의 공정성을 의심하게 되고 “영업이 안되어 있어서”라고 변명을 하지만 이는 천만의 말씀이다. 물론 이 실장 팀 역시 같은 경험을 반복해 왔다. OO텔레콤 제안을 통한 소중한 경험이 없었다면 아마 이 실장 팀은 여전히 다른 경쟁사와 마찬가지로 잔뜩 메시지를 압축하여 넣는 데 여념이 없을 것이다.

공공 사업에는 수 백장의 제안서를 제출하고 동시에 100장 미만의 요약서를 제출하도록 일반적으로 규정되어 있다. 이 100장 미만의 요약서는 다시 프리젠테이션 자리에서는 30장 미만으로 압축된다. 그렇게 따진다면 수 백장인 제안서의 핵심 내용은 30장 정도에 펼쳐져 있다고 봐도 과언이 아니다. 이 30장에 해당되는 핵심 내용이 잘 정렬되어 있는가에 따라 제안서의 성패가 좌우된다.

30장의 핵심 내용이 명확한가? 30장의 핵심 내용을 워드 형식으로 옮긴다면 수 페이지로 압축할 수 있는가?

1차 리뷰 미팅에서 임 차장이 진행한 스토리라인 설정은 바로 이 워드 형식으로 만든 수 페이지의 내용을 팀원 모두 확인하는 것이었다. 오늘 2차 리뷰 미팅은 이 수 페이지에 해당하는 내용이 30장처럼 보이는지 확인하는 자리다. 아마 3차 리뷰 미팅에서는 이 30장의 핵심 내용이 수 백장처럼 보이는지 확인하는 작업을 진행할 것이다.

제안에 실패하는 많은 경우 이러한 작업과는 반대의 프로세스로 업무를 진행한다. 수 백장의 제안서를 만드는 일을 한 뒤 이를 다시 수 십장으로 압축하는 일을 하고 또 이것을 수 페이지로 압축하는 일을 진행한다. 그러다보니 수 백장의 제안서 분량이 부담스럽고 또 정렬되지 않은 메시지 수 백개를 수 십장의 요약서로 뽑아 내는 것이 당연히 힘이 든다. 정렬되지 않은 수 백장의 제안서는 누가 더 우위에 있는지 결정하기 힘든 메시지 수 백개를 가지고 있는 셈인데 이런 메시지 수 백개에서 수 십개를 압축하는 일이 쉽겠는가?

임 차장이 각 장의 영역을 점검하고 있고 이 실장은 1차 리뷰 미팅에서 설정한 총체적인 스토리라인에 각 장에서 선택한 스토리라인이 부합하는지 정합성을 점검하고 있다. 기본기 과정에서 ‘장표 한 장에 하나의 메시지만 담는’ 학습이 이미 충분한 팀원들은 장황한 그림을 가득 채우기보다는 각자 맡은 부분에서 전달할 내용을 먼저 모두 채워 놓았다. 어떤 장에는 거버닝 메시지 2줄만 작성되어 있지만 취합된 제안서는 이미 완성 단계에 들어선 것처럼 맛이 난다. 이만하면 이 실장과 임 차장이 원하는 바에 팀원들이 잘 따라 오고 있는 것으로 보인다. 이제 남은 것은 빈 공간을 채우는 작업이다.

핵심정리

제안서는 수백 장을 먼저 쓰고 압축하는 것이 아니라, 핵심 수 페이지를 먼저 정렬한 뒤 30장으로, 다시 수백 장으로 확장하는 순서로 작성한다.
2차 리뷰 미팅은 각 장(Chapter)마다 명확한 가치명제와 메시지를 정렬하는 단계로, 제안서가 살아서 전달될지 정보만 나열될지 결정되는 갈림길이다.
잘 쓴 제안서는 30장의 핵심 내용이 명확히 정렬되어 있으며, 이를 워드로 압축하면 수 페이지로 요약 가능한 구조를 가진다.

👉 다음 글 읽기 : 꼭 필요한 사항만 꼭 필요한 만큼 전달하라 – 30장을 3장으로 압축하는 방법

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