제안서 작성, MECE 원칙으로 중복과 누락 없이 완성하는 법
보고서가 통과되지 못하는 치명적인 이유는 논리 구조에 중복이나 누락이 있기 때문이다. 이제 MECE 원칙으로 당신의 기획서와 보고서 구조적 허점을 완전히 해결한다.
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이 실장은 기획의 기본기를 위해서 숲을 보는 법, 나무를 보는 법을 팀원들에게 설명하였다. 이제 이 실장이 원하는 흐름의 제안서를 받아볼 수 있을 것 같다.
전체 제안의 흐름이 흐트러지지 않는다면 아무리 포장이 허술한 제안서라고 하더라도 누구든 순발력을 발휘하여 제안서를 잘 설명할 수 있다. 제안서를 발표하는 자리에서 이 실장을 가장 당황스럽게 만드는 것은 한장 한장이 일관성이 없고 서로 연결되지 않는 경우다. 이 문제만 해결해도 제안서의 기본기는 이미 훌륭하게 마무리된 셈이다. 이제 이 실장이 팀원에게 기대하는 기본기는 나무와 숲의 문제가 아니라 한장 한장에 올라서는 ‘내용’을 어떻게 채우도록 만들까 하는 과제다.
이 과제에 대해서는 이 실장이 아직 컨설팅 경험이 많지 않았던 한때 L사에서 컨설팅을 진행하면서 고객사에게서 한수 배웠던 기억을 되살려 그때 배운 노하우를 팀원에게 전수할 계획이다.
당시 L사는 창업 이래 맥킨지로부터 수없이 많은 컨설팅을 수행하여 사업 진단 및 발전 방향을 점검 받는 회사라서 왠만한 컨설팅 회사보다 장표 구성 능력이 뛰어났다. 기획서의 포맷보다는 내용에 더 집중하였던 이 실장의 장표 구성 능력이 L사 프로젝트를 진행하면서 많이 성장할 수 있었다. 당시 이 실장은 프로젝트를 진행하면서 ‘미시(MECE)’라는 단어를 머리 속에서 관념적으로가 아니라 뼈저리게 느낀 경험이 있는데 이를 팀원과 나누기로 했다.
논리적인 사고법 또는 맥킨지식 사고법에서 자주 설명되는 MECE는 기획자가 갖추어야 할 기본 지식으로 이미 많이 알려져 있다. MECE는 ‘Mutually Exclusive Collectively Exhaustive’의 약자로 어떤 사항을 중복되지 않고, 누락이 없도록 체크하는 기술을 말한다. 하나의 문제를 해결할 때 이후 펼쳐지는 컨셉이 중복되거나 또는 누락되지 않도록 구성하는 능력이다. 대부분의 경우 분석 대상 전체를 한꺼번에 파악하기가 용이하지 않으며 분석 시 상호 중복되거나 누락되는 것이 있다면 핵심 문제와 원인을 놓칠 우려가 있으므로 이를 방지하는 기술이다.
MECE는 예를 들어, 문제 A를 미분하여 문제A1, A2, A3, A4로 정의하고 A1~A4는 각각 이슈가 중복되지 않으며 A=(A1+A2+A3+A4)로 규정하는 방식으로 정의한다.
이 실장은 MECE의 쉬운 사례로 T사 마케팅 전략 컨설팅 프로젝트의 경우를 팀원에게 보여준다.
MECE는 꼭 제안서나 기획서에만 적용되는 것은 아니다. 삶의 한 장면이나 회사에서 상사에게 보고하는 자리에서도 필요하다. 마케팅MBA 김영한 대표의 저서인 『제안의 기술』에 언급된 사례는 MECE를 더 쉽게 설명하고 있다.
어느 날 갑자기 상사로부터 ‘부서에 들어오는 정보는 전체적으로 어떤 것이 있는지 설명하라’라는 지시를 받았다고 하자. MECE 식 사고에 익숙하다면, 우리 부서에 들어온 정보를 전체집합으로 보고 이 전체집합을 누락도, 중복도 없는 어떤 부분집합으로 나눌 수 있는지를 생각한다.
예를 들어 정기적으로 들어오는 정보와 부정기적인 정보, 공개된 정보와 비공개 정보, 유료 정보와 무료 정보, 업계에 관한 정보와 그렇지 않은 정보 등으로 우선 구분한다. 그런 다음 정기적인 정보를 매일, 격주, 매주 등의 빈도로 정리하며, 부정기적인 정보는 정보의 형태에 따라 구분해준다.
따라서 상사에게는 이러한 식으로 보고한다.
“부서에 들어오는 정보는 크게 정기적인 정보와 부정기적인 정보로 나누고, 총 55건의 정보가 외부로 들어옵니다. 구체적으로 정기적인 정보는 … 부정기적인 정보는… .”
Summary
MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)는 ‘상호 배타적이며 전체 포괄적’이라는 뜻을 가진 논리적 사고의 기본 원칙이다.이는 기획서의 내용을 분석하고 구조화할 때, 중복과 누락 없이 논리적 완결성을 확보하는 기술이다.
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