내부 기획서는 상사가 해석하도록 만들면 안 된다. 애매한 표현과 불분명한 주장은 오류를 유발한다. 거버닝 메시지를 명확히 정제하여 전달 의도를 정확히 전달해야 한다. 해석이 아닌 이해를 이끄는 기획서가 승인받는다.

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내부 기획서는 제안서나 프리젠테이션 자료와 달리 설명할 기회도 없이 결재를 올리고 끝이 나는 경우도 많다. 내부 기획서를 상사가 받아 들고 해석하도록 만들지 않아야 하는 이유이다. 애매모호한 표현이나 그럴듯한 가설은 설정되어 있으나 구체적으로 무엇을 주장하고자 하는지 해석이 불분명하다면 기획서를 받아 든 상사는 난감하기 그지없다. 더욱이 그 상사가 작성자보다 해당 지식이 부족하다면 상황은 더욱 심각하다.

상사는 기획서 작성자를 불러 “이게 무슨 뜻인가?”라고 자주 묻는다. 그때마다 기획자가 해당 페이지에서 설명하고자 하는 주장을 장황하게 설명하고 나면 상사는 그제서야 이해는 하지만 이 실장의 주장은 다르다. 상사로 하여금 해석하도록 만드는 기획서는 인정 받지 못한다. 전달하고자 하는 주장이 정확한 문구로 설명되어 있어야 한다.

‘기본기로 기획력 승부하기’ 편에서 이 실장은 거버닝 메시지를 반드시 작성하라고 요구하였다. 거버닝 메시지가 없으면 작성된 데이터를 각자의 편의대로 이해하고 결론을 내릴 수 있다. 잘못된 데이터 해석을 방지하기 위해서는 정제된 거버닝 메시지를 작성하는 것이 필요하다. 기본기를 다시 반복하면 거버닝 메시지는 각 장의 상세 내용을 요약하는 2줄 정도의 문장으로 서술된다. 반면 단순한 요약으로 거버닝 메시지를 작성할 경우 메시지 전달이 불분명할 수 있다. 이 경우 상사는 각자의 의도대로 결론을 도출하게 된다. 상사로 하여금 해석하도록 만들지 말아야 하는 이유다.

📌 잘못된 거버닝 메시지 사례
신제품은 최첨단의 기술을 제공하고 있으며 시장은 약화된 상태임.

위 거버닝 메시지는 두 가지의 내용을 기술하고 있지만 전달하고자 하는 메시지가 무엇인지 명확하지 않다. 어려움이 예상되나 시장 진출에 대하여 다시 고려해볼 것을 요구하는 것인지 또는 시장 진출이 바람직하다는 뜻인지 상사는 해석을 해야 한다. 그리고 잘못된 해석에서 오류가 발생한다. 조금만 정제해 보자.

📌 정제된 거버닝 메시지 사례

사례 1: 비록 신제품은 최첨단의 기술을 제공하고 있지만, 해당 시장은 약세를 면하지 못하고 있음
: 시장 진출하지 않는 것이 바람직하다는 의도를 표현하고 있음

사례 2: 비록 해당 시장은 약세지만, 그 제품은 최첨단의 기술을 제공하고 있음
: 시장 진출하는 것이 바람직하다는 의도를 표현하고 있음